Однос нових и старих организационих дијелова :

Увођење ЦМС-а ( Цасе Манагемент Сyстем или Систем управљања предметима) подразумијева нову организациону структуру у суду. Увођење ЦМС-а није захтијевало било какво смањење постојећег броја запосених у судовима.

Суштинска промјена се догодила на нивоу бивших писарница и пријемне канцеларије.

У пуном ЦМС режиму, промјенио се начин рада пријемне канцеларије, писарнице по одјељењима у потпуности су нестале, а формирале су се:

а) пријемна канцеларија, чији је основи задатак да региструје / регистрира у ЦМС-у сваки документ који је пристигао у суд, те

б) писарна /уписник у којем се чувају сви судски предмети сложени по растућем броју и без раздвајања предмета по врсти предмета.

У прелазном / пријелазном периоду још увијек постоје и стари и нови организациони облици, са јасном тенденцијом ка укидању старих и у потпуности заживљавању нових организационих облика.

Отпрема поште остала је непромијењена, с тим да се у новом режиму рада иста позиционира испред одлагања предмета у писарну / уписник, што је еквивалентно старом позиционирању испред враћања предмета у писарницу.У прелазном / пријелазном периоду, до тренутка одлуке Предсједника суда, доташњи уписничари задржавају своје досадашње позиције и поступају по старом начину рада. Они искључиво раде на предметима који нису преведени у ЦМС и радни процес за њих-старе предмете остаје у потпуности неизмјењен. Изричито је забрањена интеракција ових уписничара са новим ЦМС предметима без посебне одлуке Предсједника суда о начину и обиму / обујму њиховог рада по ЦМС предметима.

Радна мјеста која постоје у ЦМС режиму рада:

а)         Референт за управљање предметима;

б)         Референт за отпрему поште;

ц)         Референта за унос докумената; 

д)         Референт за пружање информација

 Референт за управљање предметима се стара о чувању и руковању физичким омотима списа и конзистентношћу његовог садржаја.

            Главне активности Референта за управљање предметима су:

1.На почетку радног дана, Референт за управљање предметима отвара кроз ЦМС извјештај о предметима које је потребно изнијети за сљедећи дан судијама / суцима. На основу тог извјештаја, он врши идентификацију предмета на полицама, те сортирање по судијама / суцима.
2.Након сортирања, додаје новозапримљене предмете, које је предходно обрадио референт за унос докумената

3. На крају дана, прије коначне предаје предмета дактилографима за сутрашњи дан, Референт за управљање предметима провјерава да ли је на листи дошло до промјена услијед дневних активности осталих радника у суду и након сравњавања коначно одобрава да дактилограф може преузети предмете за сутра.
4.Обавеза /обвеза Референта за управљање предметима је да провјери, прије изношења, да се сви предмети који се износе судијама / суцима, налазе у новим омотима списа и да имају наљепницу са новим ЦМС бројем.

За тачност изношења старих предмета по сцонтру (нерегистрираних у ЦМС) Референт за управљање предметима није одговоран. Обавеза/обвеза досадашњих уписничара је да предају тачне предмете за одговарајући сцонтро унутар својих досадашњих реферата.
Референт за управљање предметима је одговоран само за уредно изношење предмета који се налазе на збирном ЦМС извјештају за тај дан.

На збирном ЦМС извјештају за изношење судија/судац, односно његов дактилограф, парафира пријем списа.

Референт за руковање предметима, чува по хронолошком реду у посебном регистру све збирне извештаје, који у прелазном / пријелазном периоду служе као доказ изношења пре

Враћање предмета од стране дактилографа :  

1.Након поступања по задацима (ако их је било), дактилограф судије /суца враћа лично / особно све ЦМС предмете (осим оних које судија / судац задржава у складу / сукладно са „Правилима о задржавању предмета у уреду судије“), Референту за отпрему поште или Референту за  управљање предметима (овисно да ли има отпреме или не) на крају радног дана сложене према растућем броју.
2.Приликом враћања предмета који су заведени у ЦМС, Референт није дужан да провјери да ли се у спису налази испринтана/штампана наредба судије/суца са датим новим сцонтром или да ли је сцонтро дат у ЦМС-у.

3.Давање сцонтра у ЦМС-у је искључиво право и обавеза судије/суца.

4.Референт за предмете ће, по враћању предмета, вратити предмет на његово мјесто на полицу. 

Улагање поднесака и доставница

1.У периоду између припреме предмета за изношење и враћање предмета на полице након отпреме, задатак Референта је да организује улагање поднесака који су регистровани / регистрирани на пријемној канцеларији.

2.Руководилац пријемне канцеларије ће установити јасна правила за предају регистрованих поднесака и доставница Референту за управљање предметима и стараће се за њихово спровођење.

3.Референт ће имати своје помоћнике.

4.Обавеза /обвеза Референта је да организује прецизно и правовремено извршење свих својих дужности и обавеза/ обвеза.

Давање списа предмета на увид странкама или другим лицима

1.Предсједник суда ће установити вријеме у току радног дана у ком ће странке вршити увид у предмет.

2.Референт за управљање предметима ће ангажовати своје помоћнике у ситуацијама када је потребно извршити копирање списа или друге сличне операције.

3.Референт за управљање предметима нема ни право ни обавезу, да даје било какве информације странкама о предметима, већ то ради скључиво пријемна канцеларија или странке могу добити информације на инфо-киосцима када се установе.

 Дужности и обавезе/обвезе Референта за отпрему поште

1.У верзији 1.0 ЦМС-а, отпремање поште остаје непромијењено и ради се по процедурама које су постојале и прије увођења ЦМС-а.

2.При томе је обавезно/обвезатно да дактилограф предаје предмете Референту за отпрему поште сложене према растућем броју.

3.На исти начин предмете сложене према растућем броју, Референт за отпрему предаје Референту за управљање предметима.

4.Референт за отпрему и Референт за управљање предметима су дужни да одбију пријем предмета у случају кршења правила о слагању предмета према растућем броју, а истовремено су дужни о томе извјестити Секретара суда или другу особу коју он овласти.

 Дужности и обавезе/обвезе Референта за унос докумената  

1.Дужности и обавезе Референта за унос докумената су:

1.а)Региструје документе (поднеске) пристигле на већ постојеће предмете и документе   који иницирају отварање новог предмета, односно фазе, како оне који су предати лично тако и оне пристигле поштом; 

1.б)Издаје потврду о пријему;

1.ц)Креира омот списа са новом ЦМС наљепницом;

1.д)Предаје новоформирани предмет референту за управљање предметима; 

1.е)Предаје све регистроване поднеске референту за управљење предметима како би их овај уложио у списе.

2.Зависно од величине суда и обима посла организација унутар пријемне канцеларије може бити прилагођена томе да странка добије услугу у што краћем периоду. У том случају, одређени број референата за унос података, би када странка лично предаје документе на суд, уносио минимално потребан број података неопходних за издавање потврде о пријему.

3.Други дио референата би вршио додатни унос података у предметима у којима је означено да „унос није завршен“, формирали спис (уколико се ради о инцијалном документу), предавали такав спис као и све друге регистроване поднеске референту за управљање предметима, као и вршили регистрацију свих поднесака и доставница који су пристигли поштом.

4.У случају када се иницира нова фаза у већ постојећем ЦМС предмету, Референт за унос докумената се обраћа Референту за управљање предметима или Архивару (зависно од статуса предмета) са захтјевом да му се достави тај предмет физички, а након што му буде предат, Референт за унос додатних податка креира нову фазу у постојећем предмету  и поступа на исти начин као са новоформираним предметом тј. предаје га Референту за управљање предметима. 

 Обавезе/обвезе досадашњих уписничара у прелазном/пријелазном периоду до потпуног преласка у ЦМС окружење

1.У предметима који нису регистровани/регистрирани у ЦМС-у, уписничари поступају у потпуности на стари начин рада до тренутка регистрације таквог предмета у ЦМС. Од тренутка регистрације у ЦМС-у, са таквим предметом се поступа у складу/ сукладно са процедурама за руковање предметима у ЦМС окружењу.

2.У предметима који нису регистровани/регистрирани у ЦМС-у, досадашњи уписничари одржавају вођење сцонтра и „помагала“ (рочишници, уписници, итд) која им омогућују праћење таквих предмета.

3.На дан сцонтра, уписничари су дужни да изврше промјену омота списа, унесу податке о предмету у ЦМС-у уз уношење сљедећег сцонтра и да налијепе нове наљепнице са ЦМС бројем на брид омота списа. У случају да постоје формирани тимови за препакивање, овај посао ће бити делегиран на тимове. Координацију ових активности ће обављати радници суда одређени од стране Предсједника суда, а надзирање и синхронизација цијелог процеса је дужност Секретара суда или особе коју он одреди.

4.Након овог корака, предмете предају Референту за управљање предметима ради сравњавања са дистрибуцијском листом за тај дан и коначном предајом дактилографима судија/судаца. Након овога уписничар ће развсти такве предмете у уписницима ознаком „Преведен у ЦМС дана _______“.

5. Дужност свих досадашњих уписничара је да узајамно пружају савјете и информације својим колегама који морају, у новом ЦМС окружењу, да се сусрећу са изазовима рада по свим рефератима, а у старом раду нису имали потребу за таквом врстом знања.

 Завршне одредбе

Након што је суд почео радити у ЦМС режиму рада у тјеку је и измјена Правилника о унутрашњој организацији у дијелу у ком се утврђује систематизација радних мјеста,које је потребно у ЦМС режиму рада.